Bedrijfsvoering

Organisatieontwikkeling Graag Gedaan

Ontwikkelingen in de samenleving volgen elkaar snel op. Veel van deze situaties vragen iets van handelen van de gemeente. Dit doen wij niet alleen. Voor een goed resultaat vraagt het om goede samenwerking met inwoners, bedrijven en partners. Om dit zo goed mogelijk te doen vraagt het goede samenwerking met inwoners, bedrijven en partners. Èn het vraagt goede samenwerking in onze organisatie. Graag Gedaan is het programma om de gemeente zo te ontwikkelen dat de organisatie in staat is om met de blik op de samenleving de goede verbindingen met elkaar weten te leggen. De leidende principes daarin zijn ‘dichter bij de inwoners en bedrijven’ en ‘transparant in werkwijze en communicatie’.

Graag Gedaan helpt de organisatie scherper te kijken naar daar waar de samenwerking met de samenleving beter kan. Het programma is vervolgens ondersteunend om de samenwerking in het specifieke geval te verbeteren en er lering uit te trekken voor andere situaties. Het afgelopen jaar hebben zo op allerlei terreinen verbeteringen plaatsgevonden.

GEM

Velsen is in 2021 aangesloten bij de werkgroep Virtuele Assistent van de VNG. Hierin werken verschillende gemeenten samen (onder andere Tilburg, Utrecht en Rotterdam) aan de ontwikkeling van een chatbot (GEM). In december 2021 zijn hiervoor de contracten ondertekend. De implementatie van de chatbot ofwel de virtuele assistent is in september 2022 afgerond. Dit extra communicatiemiddel vergroot de bereikbaarheid (24/7 informatie opvragen) van de gemeente Velsen.

Digitaal Werken in aansluiting op Dynamisch werken

Velsen verbetert de digitale dienstverlening steeds verder in de lijn van de verwachtingen uit de samenleving. Dit betekent steeds meer dienstverlening op een goede manier digitaal beschikbaar.

Voor het thuiswerken bieden we verschillende mogelijkheden voor een goede thuiswerkplek. En we hebben aandacht voor wat deze dynamische wijze van werken betekent voor onze dienstverlening.
In 2022 hebben we werk gemaakt van onze ambitie om de digitale en fysieke werkomgeving optimaal in te richten voor naadloos integraal, in verbondenheid en transparant samenwerken (ineen: Dynamisch Werken). Zo hebben we onze fysieke werkomgeving verbeterd door onder andere de transformatie van verdieping A-1 en het beschikbaar stellen van Jabra’s in alle vergaderruimtes. Aan digitale kant hebben stappen gezet in het verbeteren van ons applicatielandschap, het versterken van onze digitale vaardigheden en door in teamverband constructief in gesprek te gaan over wat we nodig hebben om deze nieuwe manier van (hybride) samenwerken te doen slagen (de zogenaamde Dynamisch Werken sessies). Deze initiatieven werken we de komende jaren verder uit waardoor we het onderwerp de aandacht geven die het nodig heeft om in onze opzet te slagen.

Ontwikkeling formatie

Outsourcing Sport

Na 31 december 2022 maakt het team Sport geen onderdeel meer uit van de gemeentelijke organisatie. Met ingang van januari 2023 maken de medewerkers onderdeel uit van een joint venture die de gemeente samen met Sport, Recreatie en Onderwijsvoorzieningen (SRO) uit Amersfoort/Haarlem) is aangegaan. De overgang van de medewerkers heeft langer geduurd dan verwacht. Door zorgvuldig alle belangen te hebben afgewogen zijn met de vakbonden garantieafspraken voor de medewerkers van het team Sport afgesproken. Alle sportfaciliteiten worden uitgevoerd door de nieuwe organisatie. Totaal bestond het team Sport uit 37,42 fte. Bij onze organisatie is 1 nieuwe functie van regiefunctionaris ingevuld die de contacten en het contractbeheer met de Sport gaat onderhouden. De komende jaren wordt de overhead van de organisatie naar evenredigheid afgebouwd.

Beschikbare formatie

De uitgaven aan personeel zijn een wezenlijk onderdeel van de totale begroting. Periodiek worden de over- en onderschrijding van de personele budgetten op de bedrijfsvoeringstafel besproken voor een goede beheersing ervan. Daarbij worden de personele kosten van eigen personeel en de externe inhuur inzichtelijk gemaakt en kan indien nodig in een vroegtijdig stadium worden bijgestuurd.
De begrote formatie en loonkosten 2022 zijn aangepast aan de ontwikkelingen uit de Perspectiefnota en budgettair neutrale herschikking van taken.

Het percentage inhuur ten opzichte van het totale loonbudget is gedaald van 25,4% in 2020 en 22,2% in 2021 naar 22,0% in 2022. Door de ontwikkeling van outsourcing en lastig te vervullen functies is de inzet van externen hoog.

Krapte op de arbeidsmarkt

Eind 2022 zijn er 54 formatieplaatsen niet structureel bezet. Door inhuur en prioritering worden de werkzaamheden uitgevoerd. De druk op de arbeidsmarkt is nog steeds groot, al neemt die druk aan het eind van het jaar wat af. Door in 2022 te starten met Team Velsen als nieuw arbeidsmarkt beeldmerk, is getracht de uitstroom van medewerkers te verminderen en de instroom te vergroten. Tegenover een uitstroom van 68 medewerkers, stond een instroom van 91 medewerkers. Vooral de werving van medewerkers op het gebied van financiën, juridisch, participatie en bouwen en wonen kostte veel energie en tijd. Diverse keren is gebruik gemaakt van gespecialiseerde wervingsbureaus om dit soort functies in te vullen. De inzet van sociale media, vooral LinkedIn, wordt steeds belangrijker bij de werving en wordt steeds doelmatiger ingezet.

Ziekteverzuimcijfers over 2022

• Het ziekteverzuimpercentage is in 2022 in vergelijking tot 2021 licht gedaald 6,6% naar 6,4%.
• In vergelijking tot de benchmark CBS overheden 2022 is het verzuim in de gemeente Velsen inmiddels gelijk aan het landelijk gemiddelde.
• De ziekmeldingsfrequentie is in 2022 licht gestegen. De dalende trend van de laatste jaren is hiermee doorbroken. In 2019 was het gemiddeld aantal ziekmeldingen per medewerker per jaar 1,07, in 2020 was dit 0,9, in 2021 0,8. In 2022 was de meldingsfrequentie 0,94.
• Vooral het lang en extra lang verzuim is gestegen.

Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage over 2022 bedroeg 6,4% . Het verzuimpercentage is licht gedaald maar wel hoog. Het thuiswerken en de grote hoeveelheid extra werk in coronatijd vergt veel van de werknemers. Dit leidt tot vooral meer stress en langere hersteltijd. Door extra aandacht is het  lang en extra lang verzuim in 2022 gedaald.

Ziekteverzuim per maand in 2022

Ziekteverzuimpercentage naar duurklasse